Smeeting 营销会议管理解决方案

全生命周期会议合规管理,全程采用AI自动化识别监控+人工确认环节,确保会议的准确性、合规性、有效性以及便捷性

营销合规遇到的挑战

建设目标

行为合规

从流程视角为企业实现各个阶段的合规管理,通过管控流程、证据文件、系统验证等形式对业务进行全面合规管理。

费用清晰

以预算管理为主线,通过整合会前费用申请、预定资源费用确认、会后确认、供应商核销付款、个人报销实现费用管理闭环。

过程透明

提供会议执行监管平台,多终端应用,支持移动平台操作,覆盖会议跟踪、会议签到、资料上传、会议互动等。

会议管理数智化全生命周期管理

规划

规划

预算编制

基于产品、区域、业务线等维度设计相关的年度、月度预算计划,对后续会议进行管控与分析。

合规制度

根据国家政策与药企业务对会议过程中的场地、用餐、住宿、讲者等制定适合药企自身的合规政策。

医生讲者库

从讲者的准入、框架协议签订、讲者合作、费用结算、讲者续签对讲者进行全生命周期管理。

供应商库

从供应商准入、资质审核、寻源、合同签订、订单协同、供应商诚信库,对供应商进行全生命周期管理。

会议申请

召开会议前需提前进行会议申请,对会议预算、日程、地址、邀请讲者进行审批,并进行成本分摊。

资源预定

通过供应商预定的资源可通过采购完成预定、个人预定资源会后可通过报销结算。

会前准备

问卷制作、邀请函制作、课件PPT审核、会议申请签到码生成等。

会前确认

会议召开前最终确认会议是否召开、会议地点、参会人员等信息。

会前

会前

会中

会中

会议签到

医药代表与参会讲者可通过APP完成签到,并记录GPS位置,其他参会人员可扫码后录入基础信息完成签到。

现场记录

医药代表通过手机上传现场视频、照片、音频等信息

问卷调查

每个会前制作的问卷自动生成单独的二维码、参会人员现场扫码后完成问卷信息。

闭会确认

会议结束后,最终确认会议基础信息、费用信息、参会人员等信息。

讲者服务确认

会议结束后,会议讲者需签署服务确认单,确认服务内容。

费用结算

供应商预定资源通过开票、付款完成结算,个人预定资源通过报销完成结算,结算完成后可自动同步ERP系统

智能AI审核

每场根据会议信息与现场记录生成会议档案库,系统结合规则引擎、智能AI自动识别会议中的违规项。

会后分析

预算分析、单会分析、合规看板、数据大屏。

会后

会后